Wie een woning of gebouw wil verduurzamen, deelt al snel veel informatie. Denk aan adresgegevens, plattegronden, bouwjaar, foto’s, energieverbruik en soms ook financiële gegevens. Het is logisch dat mensen daarbij willen weten wat er met hun gegevens gebeurt. Dit privacybeleid legt uit hoe zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens woningadvies, met privacy bij NEN 2580 metingen, huurprijschecks en DMJOP-trajecten. De insteek is eenvoudig: alleen gegevens vragen die echt nodig zijn, deze veilig verwerken en niet langer bewaren dan noodzakelijk. Daarbij sluit het beleid aan op de AVG en op een heldere aanpak voor gegevensbescherming bij al het verduurzamingsadvies.
Een goed privacybeleid begint bij transparantie. Daarom wordt duidelijk uitgelegd welke gegevens nodig zijn, waarom deze nodig zijn en hoe lang ze blijven staan. Bij privacy verduurzamingsadvies gaat het vaak om een combinatie van contactgegevens en gegevens over de woning of het complex. Zonder die informatie kan een adviseur geen betrouwbaar beeld vormen en dus geen goed advies geven. Tegelijk blijft het uitgangspunt dat de klant de regie houdt. Wie geen nieuwsbrief wil of een dossier wil laten sluiten, moet dat eenvoudig kunnen doorgeven.
Het avg beleid richt zich op drie kernpunten: doelbinding, minimale gegevensverwerking en veilige gegevensverwerking. Doelbinding betekent dat gegevens alleen worden gebruikt voor het afgesproken doel, bijvoorbeeld een NEN 2580 rapport, een huurprijscheck of een DMJOP. Minimale verwerking betekent dat er niet meer wordt gevraagd dan nodig is. En veilige verwerking houdt in dat zowel digitale systemen als fysieke dossiers goed zijn afgeschermd. Met deze uitgangspunten voor ogen geldt het volgende overzicht:
1.0 Verantwoordelijke en contact
De praktijk achter “ik wil mijn huis verduurzamen” is verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens en is via de contactpagina bereikbaar voor privacyvragen.
1.1 Soorten persoonsgegevens
Men verwerkt vooral naam- en adresgegevens, contactgegevens, informatie over de woning of het gebouw, en beperkte financiële of contractgegevens die nodig zijn voor berekeningen of adviezen.
1.2 Doeleinden van verwerking
Gegevens worden gebruikt voor het uitbrengen van offertes, het uitvoeren van onderzoeken en het opstellen van rapporten en plannen, zoals NEN 2580, huurprijscheck en DMJOP.
1.3 Rechtsgrond en noodzaak
De belangrijkste grondslagen zijn uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen en gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld kwaliteitsbewaking en beperkte statistiek. Zonder bepaalde gegevens kan een opdracht soms niet worden uitgevoerd.
1.4 Delen van gegevens met derden
Waar nodig deelt men gegevens met zorgvuldig gekozen partners, zoals energieadviseurs, tekenbureaus, onderaannemers of boekhouder. Er worden afspraken gemaakt over gegevensbescherming.
1.5 Bewaartermijnen
Dossiers worden niet langer bewaard dan nodig. Taxatie- of adviesrapporten kennen vaak een wettelijke of praktisch onderbouwde bewaartermijn; daarna worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
1.6 Veiligheid en toegangsbeheer
Digitale gegevens staan in goed beveiligde systemen. Toegang is beperkt tot medewerkers of partners die deze gegevens echt nodig hebben, met passende technische en organisatorische maatregelen.
1.7 Privacy bij specifieke diensten
Bij privacy NEN 2580 ligt de nadruk op adres, plattegronden en foto’s. Privacy huurprijscheck draait om huurcontracten en woningkenmerken. Privacy DMJOP betreft vooral gebouw- en VvE-gegevens. Steeds geldt: alleen gebruiken voor het afgesproken doel.
1.8 Rechten van betrokkenen
Iedere betrokkene heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering en beperking van zijn gegevens, binnen de grenzen van de wet. Ook kan men bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
1.9 Online gebruik, cookies en statistiek
De website kan functionele en beperkte analytische cookies gebruiken. Deze helpen om de site te verbeteren, zonder onnodig gedrag individueel te volgen.
1.10 Vragen, klachten en wijzigingen
Bij vragen over privacy “ik wil mijn huis verduurzamen” kan men contact opnemen via de website. Bij klachten bestaat altijd de mogelijkheid om naar de Autoriteit Persoonsgegevens te stappen. Dit beleid kan periodiek worden aangepast aan nieuwe regelgeving of diensten.
Dit privacybeleid laat zien hoe serieus men omgaat met gegevensbescherming binnen woningadvies en verduurzamingstrajecten. Persoonsgegevens woningadvies worden alleen gebruikt wanneer dat nodig is voor een duidelijke dienst: een rapport, plan of advies. De combinatie van duidelijke doelen, beperkte opslag en veilige gegevensverwerking vormt de basis. Wie gegevens deelt voor NEN 2580, huurprijscheck, DMJOP of ander advies, mag verwachten dat deze zorgvuldig worden behandeld. En als er toch vragen of twijfels zijn, hoort de verantwoordelijke dat liever vroeg dan laat, zodat samen naar een oplossing kan worden gezocht.
Bekijk ook onze Algemene Leveringsvoorwaarden pagina.
Veelgestelde vragen over privacybeleid
Voor verduurzamingsadvies heeft een specialist altijd een aantal basisgegevens nodig. Denk aan naam, adres, contactgegevens en informatie over de woning of het complex. Daarbij horen bouwjaar, type woning, isolatieniveau, aanwezige installaties en soms ook verbruiksgegevens. In sommige trajecten, bijvoorbeeld bij subsidieaanvragen, zijn beperkte financiële of contractuele gegevens nodig. Deze blijven zoveel mogelijk beperkt tot wat strikt noodzakelijk is. Het privacybeleid legt per dienst uit welke gegevens worden gebruikt en waarom. Zo blijft helder dat privacy verduurzamingsadvies niet gaat om zoveel mogelijk informatie verzamelen, maar om precies genoeg voor een betrouwbaar advies.
Bij NEN 2580, huurprijscheck en DMJOP-trajecten ligt de nadruk op gebouwgegevens, maar persoonsgegevens horen daar vaak omheen. Bij NEN 2580 gaat het om adres, indeling en soms foto’s van binnenruimtes. Bij een huurprijscheck komen contracten, punten en gegevens over voorzieningen in beeld. Bij een DMJOP gaat het vooral om VvE-gegevens, complexinformatie en de namen en contactgegevens van bestuur of beheerder. Privacy NEN 2580, privacy huurprijscheck en privacy DMJOP volgen dezelfde lijn: gegevens worden uitsluitend gebruikt om de gevraagde rapportage of planning te leveren. De dossiers worden veilig opgeslagen, toegang blijft beperkt en na afloop gelden duidelijke bewaartermijnen.
Ja, in veel gevallen kan dat. Iedereen heeft op grond van de AVG het recht om verwijdering van bepaalde gegevens te vragen. Daarbij speelt wel mee of er wettelijke bewaarplichten zijn, bijvoorbeeld bij fiscale gegevens of rapporten die onderdeel zijn van een transactie. In de meeste gevallen kan een adviespraktijk dossierstukken die niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren. Wie geen nieuwsbrieven of uitnodigingen meer wil ontvangen, kan dat eenvoudig aangeven. Het privacybeleid beschrijft dat de organisatie altijd serieus omgaat met dit soort verzoeken. Soms is eerst kort overleg nodig om samen vast te stellen welke gegevens direct weg kunnen en welke tijdelijk moeten blijven bestaan vanwege wettelijke of contractuele verplichtingen.